Mitarbeiter motivieren, Erfolge feiern: Steuerfreie Betriebsveranstaltungen
Egal ob Frühjahr, Sommer oder Winter: Zu jeder Jahreszeit erreichen uns Anfragen von Unternehmen, die bei uns eine Firmenfeier ausrichten wollen. Natürlich bieten wir gerne unsere Räumlichkeiten, unsere ausgezeichneten Küchenspezialitäten und unseren herzlichen Service an. Doch die Anfragen werden immer mehr durch Vorgaben eingeschränkt, was die Angebotserstellung nicht einfach macht. Da kollidieren Firmenauflagen und steuerliche Aspekte mit einer Vielzahl von Wünschen und Erwartungen. Nicht einfach, aber lösbar!
Da gerade das Budget aufgrund des Wunsches die Betriebsveranstaltung steuerfrei durchzuführen begrenzt ist, haben wir uns mit den gesetzlichen Vorgaben beschäftigt und zwei passende Pauschalangebote erstellt. Zudem haben wir am Ende des Artikels ein paar Tipps für Unternehmer zusammengestellt, wie Sie mit kleinen Aufwendungen große Wirkung bei Ihren Mitarbeitern erzielen können. Beginnen wollen wir aber mit einem kurzen Exkurs zum Steuerrecht in Sachen Betriebsfeiern.
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110 Euro Freibetrag oder Freigrenze?
Firmenevents sollen das Betriebsklima und die Kommunikation fördern. Außerdem sind Sie ein Ausdruck von Wertschätzung und dienen der Motivation. Das Finanzamt honoriert Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und Co. mit einem Freibetrag von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter pro Jahr. Freibetrag bedeutet, dass nur der darüber liegende Teil beitrags- und steuerpflichtig ist.
Aber natürlich gibt es diesen Steuerfreibetrag nicht ohne Einschränkungen und Bedingungen. Das Bundesministerium für Finanzen hat im Oktober 2015 eine Information bezüglich §19 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG herausgegeben, aus der wir die wichtigsten Fakten als Grundlagenkenntnis zitieren möchten. Auch wenn wir viel Mühe in die Recherche gesteckt haben übernehmen wir für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtsverbindlichkeit der Angaben keine Haftung.
Begriff der Betriebsveranstaltung
„Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter […]. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.“
Begriff der Zuwendung
„Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitsgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt.“
Beispiele: Speisen und Getränke, Musiker / Künstler / Referenten, Geschenke, Aufwendungen für Räume, Trinkgelder.
Freibetrag
„Soweit die […] Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit […]. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.“ Bei überschreiten dieses Wertes ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrages mit 25% möglich.
Laut einem Merkblatt der IHK Bonn/Rhein-Sieg kommt es bei einer Betriebsveranstaltung nicht auf die Dauer der Veranstaltung an. Somit sind auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen möglich, solange die 110-Euro-Grenze eingehalten wird.
Berechnung des Freibetrags
Lexware.de weist in einem Artikel auf ein wichtiges Urteil hin: „Nach Auffassung der Finanzverwaltung dürfen die Kosten je Teilnehmer an einer Betriebsveranstaltung nur anhand der „tatsächlich anwesenden“ Gäste ermittelt werden.“ Ist dieser so knapp bemessen, da die Absage weniger Personen zu einem Pro-Kopf-Anteil von über 110 Euro führt, würde dies zu steuerlichen Nachteilen führen. Mit Verweis auf ein Kölner Urteil aus 2018 schreibt Lexware.de, dass „Richter entschieden haben, dass bei Ermittlung der 110-Euro-Grenze immer von den eingeladenen Gästen ausgegangen werden muss. (FG Köln, Urteil v. 27.6.2018, Az. 3 K 870/17).“ Aber Achtung: Dieses Urteil ist noch im Revisionsverfahren. Lexware.de rät: „Als Arbeitgeber sollten Sie unbedingt eine Teilnehmerliste führen und diese von allen Gästen unterzeichnen lassen. Damit dokumentieren Sie den Status jedes Gasts. Das Finanzamt kann die Aufteilung der Teilnehmer dann nachvollziehen […].“
Der Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr. „Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können beide Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden.“ (Bundesministerium für Finanzen).
Reisekosten
Nicht alle Reisekosten dürfen Pauschal abgesetzt werden, doch folgende Ausnahme macht das Bundesministerium: „Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitsnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt.“
Geschenke an Mitarbeiter
Ein beliebter Bestandteil von Firmenfeiern, insbesondere der Weihnachtsfeier, sind Geschenke an Mitarbeiter. Laut haufe.de sind „Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Das Geschenk muss […] aus Anlass der Betriebsveranstaltung erfolgen und dabei den Charakter eines typischen Bestandteils der Betriebsfeier aufweisen.“
Gelegenheitsgeschenke
Ein Merkblatt der IHK Berlin zum Thema Steuerrecht beschäftigt sich auch mit Gelegenheitsgeschenken. „Sachzuwendungen aus besonderem persönlichem Anlass gehören als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn, wenn sie einen Wert von 60 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigen.“ Als besondere persönliche Anlässe werden der Geburtstag, eine Heirat oder die Geburt eines Kindes genannt. Der Anlass soll „einmalig oder selten wiederkehrend sein und einen persönlichen Bezug zum Arbeitnehmer aufweisen“, daher gelten z.B. Weihnachtsgeschenke nicht zu den Gelegenheitsgeschenken.
Überschreitet der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 Euro, so ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig. „Die Freigrenze kann allerdings auch mehrfach pro Jahr ausgeschöpft werden, wenn mehrere besondere persönliche Anlässe gegeben sind. Geldzuwendungen sind von dieser Regelung gänzlich ausgenommen und damit stets und unabhängig vom Wert steuer- und beitragspflichtig“.
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Pauschalangebot für steuerfreie Betriebsfeiern
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Tipps für Geschenke mit Münster-Bezug
Runden Sie Ihr Firmenevent mit einem kleinen Geschenk ab. Gerne empfehlen wir Ihnen nachfolgend Unternehmen, mit denen wir selber schon zusammengearbeitet haben. Für uns ist ein regionaler Bezug wichtig. Gerne nutzen wir Manufakturen, die mit handgemachtem begeistern. Bei einigen durften wir sogar die Produktionsstätten besuchen. Schon für bis zu 10 Euro pro Person erhalten Sie ein einmaliges, individuelles Geschenk.
Wir haben unsere Azubis zu einem Bonbon-Workshop geschickt. Wieder kamen Sie mit einzigartigen Bonbons. Unser Logo wurde in das Bonbon integriert. Mit von Bömskes vorbereiteten Tütchen hatten wir ein tolles Geschenk für unsere Kunden. Aber Sie müssen natürlich nicht alles selber machen. Das Bömskes-Team übernimmt gerne sowohl die Produktion als auch die Verpackung.
VIOLAS’ Gewürze und Delikatessen
Salzstrasse 26, 48143 Münster
Telefon: 0251 98 29 28 27
E-Mail: muenster@violas.de
www.violas.de
Die Auswahl an Produkten ist super vielfältig, da fällt die Entscheidung nicht leicht. Wir haben ein Salz und ein Pfeffer ausgesucht und die Mühlen mit einem individuellen Label bekleben lassen. Schön verpackt konnten wir die Geschenke dann zum vereinbarten Zeitpunkt abholen.
Auch die Marmeladenmanufaktur befindet sich nur wenige Minuten von uns entfernt. Regale mit klassischen und spannenden Marmeladen-Sorten und Chutneys begrüßen den Kunden im Laden. Wir haben uns für ein Präsenttütchen mit zwei 50 g Gläsern entschieden. Diese wurden mit einem für uns konzipierten Label versehen und hübsch verpackt.
Mesters - Wein und Schokolade
Domplatz 6 (Eingang Geisbergweg), 48143 Münster
Telefon: 0251 - 39 64 595
E-Mail: info@mesters.de
www.mesters.de
Eine „Münstertasche“ mit acht handgefertigten Pralinen gibt es ebenfalls schon für unter 10 Euro beim Wein- und Schokoladenhandel Mesters am Domplatz. Eine leckere Aufmerksamkeit für Ihre Gäste.
Weitere Geschenke mit Münsterbezug erhalten Sie in den Souvenir-Läden von Münster, z.B. bei Münster Souvenirs in der Klemensstraße oder bei Mein Münster am Alter Fischmarkt.
Tipps zu spannenden Rahmenprogrammen in und um Münster erhalten Sie uns unserem Blog-Artikel Warum ein Rahmenprogramm bei einer Veranstaltung nicht nur für das Teambuilding wichtig ist
Ein zusätzliches Plus: Sachzuwendungen an Arbeitnehmer
Wenn Sie über Teambuilding-Maßnahmen und Firmenfeiern hinaus etwas für die Mitarbeiterbindung tun wollen, gibt es verschiedene Möglichkeiten im Rahmen von Sachwertgutscheinen. Im Magazin Wirtschaft Münsterland wurden drei Maßnahmen vorgestellt (Ausgabe 04-2018, S.28-29).
Sachwertgutscheine (§8 Absatz 2 Satz 11 EStG)
Bis zu einer Freigrenze von 44 Euro pro Monat sind diese Gutscheine – oft als Tank- oder Warengutscheine ausgegeben – lohnsteuer- und sozialabgabenfrei. Das heißt der Mitarbeiter erhält eine reale, aber zweckgebundene Lohnerhöhung von 44 Euro, dem Arbeitgeber entstehen ebenfalls nur Kosten in Höhe von 44 Euro. Im Magazin wurde die Gegenrechnung aufgestellt: Erhält der Arbeitnehmer eine Lohnerhöhung von monatlich 44 Euro brutto, bleiben je nach Steuerklasse netto weniger als 20 Euro übrig. Und dem Arbeitgeber entstehen Lohnkosten des 2,7 fachen! Sachwertgutscheine können also eine Win-Win-Situation für beide Seiten sein.
Sachwertgutscheine in Form von Reisekonten
Noch recht neu ist die Variante, die bis zu 44 Euro monatlich auf ein Reisekonto einzuzahlen. Laut Bericht stellt das Unternehmen eine eigene Reiseseite zur Verfügung, auf dieser der Arbeitnehmer zu besten Konditionen bucht und auf sein angespartes Geld im Reisekonto zugreifen kann.
Erholungsbeihilfen (§40 Absatz 2 Satz 1 EStG)
Erholungsbeihilfen können nicht nur dem Arbeitnehmer (netto 156 Euro jährlich), sondern auch dem Partner/der Partnerin (104 Euro) und Kindern (52 Euro) gewährt werden. Laut dem Magazin muss die Erholungsbeihilfe „zwar mit 25% zuzüglich Solidaritätszuschlag und eventuell Kirchensteuer versteuert werden, ist aber mit dem Faktor 1,25:1 immer noch günstiger als eine entsprechende Lohnerhöhung“.
Zuwendung für die Verwendung von Werbeflächen auf Privatfahrzeugen
Ein Arbeitgeber kann einzelne Werbeflächen auf den privaten Fahrzeugen seiner Mitarbeiter mieten und dies mit bis zu 21 Euro monatlich honorieren. Bleibt die Vergütung unter diesem Wert ist sie nach §22 Nr. 3 EStG lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.
Mit solchen Maßnahmen grenzen Sie sich auf jeden Fall positiv auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt ab. Vor allem wenn Sie dem altbekannten Motto folgen: Tue Gutes und rede drüber!
Steuerfreie Betriebsfeier: Jetzt sind Sie gewappnet!
Wir hoffen, die von uns zusammengestellten Informationen haben Ihnen einen guten ersten Eindruck vermittelt. Nun wissen Sie, was Sie beachten müssen, haben maßgeschneiderte Angebote vorliegen und gleich noch ein paar Geschenke-Tipps erhalten. Mit Vorfreude auf Ihre nächste Feier – gerne hier im Kaiserhof – senden wir
herzliche Grüße aus Münster
Julia Wieduwilt
Bildquellen in der Reihenfolge des Erscheinens
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Hotel Kaiserhof
Seit 2002 ist die Tourismusbranche meine berufliche Heimat. Die ersten fünf Jahre habe ich als Reiseverkehrskauffrau gearbeitet, 2007 bin ich in die Hotellerie gewechselt, die ich Ende 2019 verlassen habe. Meine Leidenschaft ist es neue Länder, aber auch die eigene Heimat zu entdecken sowie aktuelle Trends und Themen aus der Branche aufzuspüren und andere davon zu begeistern. Mit meinen Blog-Artikeln möchte ich Sie inspirieren, zeigen wie vielseitig die Hotelbranche und das Münsterland sind und Sie dazu animieren, hin und wieder mal über den Tellerrand zu schauen.
Über Lob & Kritik oder Anregungen für neue Themen, über die Sie lesen möchten, freuen wir uns sehr. Schreiben Sie uns eine Mail an verkauf@kaiserhof-muenster.de!