Was ist Catering? 10 wissenswerte Infos zum Thema

Die Dienstleistung des professionellen Bereitstellens von Speisen und Getränken an einem beliebigen Ort – so die offizielle Definition von Catering – wird immer beliebter. Bei uns im Kaiserhof hat dieses Geschäftsfeld im vergangenen Jahr mit Abstand die höchste Wachstumsquote erreicht. Viele wissen aber gar nicht, was Catering bedeutet und wann und wofür es für sie in Frage kommen könnte. Daher wollen wir unser Wissen und unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen und haben Ihnen die zehn relevantesten Informationen über Caterings zusammengetragen.

Formen des Caterings

Das Wort Catering kommt vom englischen Wort „to cater“. Übersetzt werden kann es unter anderem mit den deutschen Worten bewirten; verpflegen; Lebensmittel, Speisen und Getränke liefern. Es werden verschiedene Arten von Caterings unterschieden. Die bekanntesten sind:

Es gibt natürlich noch weitere Differenzierungen. Zum Beispiel das Messecatering und Stadioncatering. Eine spezielle Art des Caterings ist zudem das Non-Food-Catering. Ein Non-Food-Catering zeichnet sich dadurch aus, dass ausschließlich Equipment (Stühle, Geschirr…) für den Catering-Event gemietet wird.

Die Formen des Caterings werden nicht nur anhand der Zielgruppe voneinander abgegrenzt, sondern auch durch die Häufigkeit der Inanspruchnahme dieser Dienstleistung. Den ersten vier genannten Formen liegen meist langjährige Verträge zugrunde und die Durchführung erfolgt täglich bzw. an jedem Werktag. Daher laufen sie unter dem Gruppennamen „Contract Catering“. Für das Betriebs- und Education-Catering haben Sie sicher auch schon den Begriff „Gemeinschaftsverpflegung“ gehört. Bei den letzten zwei Formen handelt es sich meist um einmalige Leistungen für einen bestimmten Leistungstag.

Was unterscheidet einen Partyservice von einem Catering-Service?

Der Unterschied zwischen Partyservice und dem allgemeinen Begriff Catering ist recht schwer zu bestimmen. Wir nutzen die unterschiedlichen Begrifflichkeiten, um den Umfang der Dienstleistung herauszustellen. Beispiel: Einen Partyservice beauftragt man eher für eine lockere Geburtstagsparty mit Partysuppe und Brötchen. Eine Serviceleistung (Personal) wird (meist) nicht gebucht. Bei einer Hochzeit benutzt man den Begriff (Event) Catering, da dort opulentere Speisen und Servicedienstleistungen gebucht werden.

Für welche Anlässe bucht man ein Catering?

Im Grunde genommen kann man Caterings für jeden Anlass buchen. Nachfolgend ein paar Beispiele.

Auch bei der Location gibt es kaum Einschränkungen. Es gibt Caterer die sich auf kleine Caterings bei seinen Kunden zu Hause spezialisiert haben (z.B. in Form eines Mietkochs). Das Catering kann aber auch im eigenen Garten, auf einem Schloss, in einer Eventhalle oder den Firmenräumen stattfinden. Einige Locations arbeiten exklusiv mit einem Caterer zusammen, daher ist es wichtig den Vermieter zu fragen, ob es eine solche Restriktion gibt.

Welches Equipment kann man bei einem Caterer mieten?

Einige Veranstaltungsräume sind wie eine leere Malerleinwand. Entsprechend muss für ein Catering alles angeliefert werden. Manche Catering-Unternehmen haben alle möglichen Ausstattungsgegenstände in hoher Anzahl auf Lager. Alles was wir im Kaiserhof nicht vorrätig haben, besorgen wir für unsere Kunden über einen Drittanbieter, so dass unsere Kunden nur einen zentralen Ansprechpartner haben. Mögliche Ausstattungsgegenstände, die man für ein Catering mieten kann, sind:

• Sitzmöbel und (Steh-) Tische
• Tischwäsche (Decken, Hussen, Servietten)
• Gläser, Geschirr und Besteck
• Warmhaltevorrichtungen und Servierschalen
• Dekorationsartikel (Kerzen, Blumen)
• Mobile Technik (Kühlschränke, Küchengeräte, Zapfanlage, Kabel und Verstärker…)
• Zelte

Welche Speisen kann man bei einem Caterer bestellen?

Der Umfang der Speisenlieferung kann beim Catering ganz unterschiedlich ausfallen. Generell gibt es drei klassische Optionen:

1. Buffet

Das Buffet ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden. In Zeiten von Vegetariern, Veganern und Lebensmittelunverträglichkeiten kann man mit einem Buffet eine Vielzahl unterschiedlicher Menschen zufrieden stellen. Der Nachteil ist aber, dass das Essen im Gegensatz zu einem Menü eher unruhig und zeitlich weniger strukturiert abläuft. Beim Buffet werden zwei Arten unterschieden:

• Flying Buffet: Die Speisen werden auf Tabletts von Servicekräften gereicht. Diese Form wird bei einem Stehempfang oder in kleinen Locations gewählt, denn sie ist unkompliziert und platzsparend. Serviert werden kann alles, wofür man beim Verzehr kein Besteck oder Teller braucht.
• Stationäres Buffet: Das Buffet wird an einem festgelegten Ort innerhalb der Location aufgebaut. Die Speisen werden durch Servicekräfte nachgefüllt (z.B. wird zu einem späteren Zeitpunkt das Dessert ergänzt, die Vorspeise aber abgeräumt).

Egal, ob Flying Buffet oder stationär, Sie als Gastgeber haben die Wahl, welche Speisen serviert werden sollen. So können Sie sich z.B. für ein Themenbuffet entscheiden. Dies kann etwas länderspezifisches sein oder ein rein vegetarisches bzw. veganes Buffet etc.

2. Fingerfood

Locker, unkompliziert und platzsparend. Wie schon beim Flying Buffet erwähnt, ist diese Variante ideal für kleine Feierlichkeiten wie Stehempfänge. Auch wenn hier nur Speisen serviert werden, die mit den Fingern verzehrt werden können, so sind die Möglichkeiten doch (fast) grenzenlos: Gutbürgerliches Appetithäppchen, Gourmet-Wrap, herzhaft oder süß… Ein Fingerfood-Buffet dient in der Regel nicht dazu sich satt zu essen, sondern als Begleitung zu Getränken. Es eignet sich also für kurze Veranstaltungen, wie einem Get Together nach einem Vortrag.

3. Menü

Ein Menü wählt man, wenn der Anlass etwas offizieller und gesetzter ist. Der Vorteil eines Menüs ist, dass alle gleichzeitig essen und somit z.B. Reden oder Show-Acts gut eingeplant werden können. In der Regel wird ein einheitliches Menü serviert, es kann aber – wenn im Vorfeld bekannt – selbstverständlich auf Allergiker, Kinder oder Vegetarier / Veganer eingegangen werden.

Jeder gute Caterer wird Ihnen bei der Auswahl der Speisen und Getränke beratend zur Seite stehen. Bei unseren Absprachen sind oft der Küchenchef und Serviceleiter mit anwesend, um bei der Auswahl der Speisen sowie der Menge zu helfen bzw. Empfehlungen auszusprechen. Denn besonders beim Catering ist eine genaue Absprache nötig, da keine spontane Speisennach- oder -umbestellung möglich ist. Ein gut gefülltes Restaurant-Kühlhaus gibt es in einer fremden Location nicht. Unser Veranstaltungsteam klärt mit Ihnen zudem die Dekoration, das benötigte Equipment, die Präsentation der Speisen sowie die Auf- und Abbauzeiten und den Ablauf.

Frontcooking

Beliebt beim Event Catering ist zudem das sogenannte Frontcooking. Im Normalfall werden vorproduzierte Speisen an den Veranstaltungsort geliefert. Es gibt aber auch die Variante, einen Teil der Speisen durch einen Koch frisch vor Ort zubereiten zu lassen, z.B. an einem Grill.

Servicemodelle bei Caterings

Im Endeffekt entscheidet sich schon bei Ihrer Auswahl der Speisen, welches Servicemodell für Sie die passende Wahl ist. Die Modelle möchten wir Ihnen kurz vorstellen.

Catering ohne Service
Dieses Modell wird zum einen beim Non-Food-Catering angewandt, zum anderen bei den meisten Partyservices. Hier wird nur das Equipment und / oder die Speisen und Getränke angeliefert und aufgebaut. Nach der Veranstaltung holt das Personal die bereitgestellten Ausstattungsgegenstände und Transportboxen wieder ab.

Eingeschränkter Buffet- und Tischservice
Die Servicekräfte kümmern sich um den Aufbau und die Bestückung des Buffets sowie den Getränkeausschank an einem zentralen Ort. Die Gäste bedienen sich selber. Gebrauchtes Geschirr wird vom Personal abgeräumt. Beim Flying Buffet läuft das Servicepersonal mit den Speiseplatten durch die Location und bietet diese den Gästen an. Nach der Veranstaltung baut das Personal alles ab.

Voller Tischservice & Frontcooking
Der volle Tischservice wird bei Menüs gewählt. Das Menü und die individuell bestellten Getränke werden direkt am Tisch serviert. Dies verleiht der Veranstaltung mehr Exklusivität und ist vergleichbar mit einem guten Restaurant-Service. Erweitert werden kann dieses Modell z.B. um Frontcooking oder dem Tranchieren von Fleischgerichten am Tisch.

Wie viele Servicekräfte muss ich planen?

Verlassen Sie sich am besten auf die Empfehlung Ihres Caterers. Einzuplanen sind nicht nur die „sichtbaren“ Servicekräfte, die bedienen und abräumen, sondern auch die im Hintergrund, die aufbauen, nachlegen und abbauen. Caterer haben Erfahrung und können somit den idealen Personalplan erstellen, der zu Ihrer Veranstaltung passt. Wichtig ist auch, dass Sie Gastgeber sein und mit Ihren Gästen die Feier genießen können. Das geht nur, wenn Sie einen professionellen, verlässlichen Caterer an Ihrer Seite haben, der mit seinem Team alle Ihre Wünsche umsetzt.

Wie viel kostet ein Catering?

Pauschal ist diese Frage nicht zu beantworten. Unter anderem beeinflussen folgende Faktoren den Preis:

• Benötigte Ausstattungsgegenstände (z.B. Möbel, Geschirr, mobile Küchentechnik…)
• Art und Umfang der bestellten Speisen- und Getränke
• Dekoration
• Personalbedarf
• Entfernung zwischen Caterer und Veranstaltungsort

Unsere Angebote werden individuell kalkuliert und sind immer so aufgebaut, dass jede Position einzeln aufgeführt ist. So kann der Kunde genau sehen, an welcher Stelle welche Kosten anfallen und ggf. eine Position überdenken und neu abstimmen.

Umsatzsteuerregelung bei Caterings

Vor allem für Firmen ist die Information über die Umsatzsteuerregelung bei Caterings wichtig. Aktuell gilt folgende Regel:

• 7% Umsatzsteuer bei Caterings ohne überwiegenden Dienstleistungsanteil
  Beispiel: Reine Lieferung von Speisen und Getränken in Transportboxen (kein Aufbau, kein Servieren…)
• 19% Umsatzsteuer bei Caterings mit überwiegendem Dienstleistungsanteil
  Beispiel: Lieferung und Anrichten von Speisen und Getränken sowie Bereitstellung von Equipment und Personal

Welche Informationen braucht der Caterer zur Angebotserstellung?

Damit Ihnen der ausgewählte Caterer ein möglichst passgenaues Angebot machen kann, ist es sinnvoll sich im Vorfeld einige Gedanken zur gewünschten Leistung zu machen. Je mehr Informationen Sie liefern, desto geringer ist die Gefahr von unerwarteten Kosten überrascht zu werden. Übermitteln Sie im besten Fall folgende Informationen in Ihrer Anfrage:

Grunddaten

• Aus welchem Anlass wünschen Sie ein Catering?
• Datum und zeitlicher Ablauf der Veranstaltung
• Wie viele Personen erwarten Sie? Unterscheiden Sie Kinder und Erwachsene.
• Welches Budget steht Ihnen für alle nachfolgend gewünschten Leistungen zur Verfügung?
• Wissen Sie schon, dass Besonderheiten zu beachten sind (Allergiker…)?

Die Location

• Wohin soll der Caterer liefern?
• Gibt es dort eine Küche, einen Kühlschrank, eine Spülmaschine oder einen Nebenraum als Arbeitsplatz für den Caterer?
• Wie kann die Anlieferung erfolgen? Gibt es einen Parkplatz für den Transporter und das Personal?
• Gibt es Hindernisse wie z.B. Treppen, Rampen etc.?
• Sind Sitzmöbel, Tische etc. vorhanden, stellen Sie diese Ausstattungsgegenstände zur Verfügung oder wünschen Sie diese Leistung von Caterer?
• Haben Sie schon Informationen zu Wasser-, Abwasser- und Elektroanschlüssen?
• Gibt es genug Beleuchtung?

Speisen & Getränke

• Welche Art der Speisen wünschen Sie? Buffet, Menü oder Fingerfood? Gutbürgerlich, exklusiv, saisonal, einem Thema folgend?
• Wie viele Gänge sollen serviert werden?
• Wünschen Sie Servicepersonal und wenn ja, welche Dienstleistungen soll dieses übernehmen?
• Haben Sie sich schon Gedanken zu Getränken gemacht? Wie viel Auswahl möchten Sie Ihren Gästen bieten?

Dekoration

• Wünschen Sie Dekoration (Namensschilder, Servietten, Tischdecken, Kerzen, Blumen, Menükarten…)?

So finden Sie den passenden Catering-Partner für Ihr Event

Im ersten Moment hört es sich sicher nach viel Arbeit an, aber im Endeffekt sind die Informationen schnell zusammengestellt und helfen Ihnen und dem Caterer die Veranstaltung genau nach Ihren Wünschen umzusetzen. Restliche Fragen werden im Laufe der Absprachen zwischen Angebotserstellung und Vertragsabschluss gemeinsam geklärt.

Fragen Sie im Freundeskreis und unter Kollegen, wer schon einmal ein Catering gebucht hat oder schauen Sie beim Besuch der nächsten Veranstaltung mit Catering, wer der Caterer ist. Dann haben Sie einen guten Anhaltspunkt, wen Sie anfragen könnten.

Fragen Sie mehrere Caterer an, hat die umfangreiche Informationsübermittlung zudem noch den Vorteil, dass sich die Auswahl der angefragten Caterer meist automatisch reduziert, weil einige ggf. nicht alle Leistungen anbieten oder den Preisrahmen nicht halten können. So finden Sie schnell und ohne großen Aufwand den passenden Partner für Ihr Event.

Der Kaiserhof bietet Event Catering ab 35 Personen für private und geschäftliche Anlässe in und um Münster an. Das kompetente Veranstaltungsteam berät umfassend und individuell. Telefon 0251 4178 622, Mail veranstaltung@kaiserhof-muenster.de. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und Kompetenz!

Alles Gute und herzliche Grüße aus dem Hotel Kaiserhof Münster!
Julia Wieduwilt
 

Fotoquelle: Familie Fenneberg, Hotel Kaiserhof