Mission "Organisation Weihnachtsfeier": Tipps & Hilfe für ein gelungenes Fest
Ob privat oder geschäftlich, Verein oder Ehrenamt, Stammtisch oder Familie - ab Mitte November häufen sich die Einladungen für Weihnachtsfeiern. Daran teilnehmen macht natürlich Spaß, aber im Vorfeld steht eine Menge organisatorische Arbeit an. Als Tagungshotel haben wir bald 125 Jahre Erfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen aller Art. Damit Ihre Weihnachtsfeier erfolgreich abläuft, haben wir Ihnen nicht nur ausführliche Informationen zur Planung zusammengestellt, sondern Ihnen auch nützliche Tipps und eine handliche Checkliste zum Download bereitgestellt. Diese eignet sich nicht nur für die nächste Weihnachtsfeier, sondern kann für alle Arten von Events adaptiert werden.
Verantwortlichkeiten klären
Die Mission „Organisation Weihnachtsfeier“ beginnt mit der Bildung eines Orga-Teams. Egal, ob Weihnachtsfeier, Firmenevent, Familienfest, Hochzeit oder Taufe - ein Event alleine zu organisieren bedeutet einen nicht unerheblichen logistischen Aufwand zu stemmen. Im Team können Sie Kompetenzen, Verantwortungsbereiche und Aufgaben verteilen. Der Teamleiter kommuniziert mit dem Entscheider und hält alle Deadlines und Aufgaben im Blick. Je nach Größe des Events ist ein Team von 3 - 10 Personen sinnvoll. In Firmen können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen ihre Kernkompetenzen einbringen. Die Marketingabteilung kann sich z.B. um Designs und Anschreiben kümmern. Die Technikabteilung kennt sich mit den Anforderungen der Veranstaltungstechnik aus. Nutzen Sie das Wissen der Kollegen!
Das Konzept
Wenn das Team steht, folgt das Grundkonzept. Mit der Beantwortung der folgenden Fragen erstellt sich dieses fast von selbst:
Was ist das Ziel der Veranstaltung?
Eine Weihnachtsfeier dient in der Regel dazu, gemeinsame Erfolge zu feiern, das Jahr Revue passieren zu lassen oder einfach nur in einer stressigen Zeit entspannt zusammen zu sitzen und die weihnachtliche Atmosphäre zu genießen. Bei anderen Veranstaltungen wollen Sie vielleicht inspirieren, Teambuilding-Maßnahmen umsetzen oder Networking betreiben. Überlegen Sie hier, mit welchen Maßnahmen Sie Ihr Ziel umsetzen können und was die in diesem Arbeitsschritt festzulegende Zielgruppe begeistern würde. Was hat früher gut funktioniert? Welche Veranstaltungen sind in Erinnerung geblieben?
Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
Wir empfehlen Ihnen zwei Termine zu bestimmen. Der erste ist der Wunschtermin, der zweite ein Alternativtermin, falls die Location schon ausgebucht ist (siehe hierzu auch den nächsten Absatz). Bedenken Sie bei der Terminwahl auch, dass die Teilnehmer in der Weihnachtszeit viele Einladungen erhalten und dadurch oft gezwungen sind auszuwählen zu welcher Feier sie gehen. Mögliche Alternativen sind ein besonders früher Termin Anfang November oder die Verschiebung in den Januar.
Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
Hier geht es nicht nur um die Art der Location (z.B. Festsaal in einem Hotel, außergewöhnliche Event-Location oder ein uriges Restaurant). Was ist Ihnen wichtig, welche Merkmale sollte die Location haben (großer Outdoor-Bereich, Stadtlage, große Festsäle...)? Beachten Sie auch, dass alle Teilnehmer bequem an- und abreisen können. Gibt es also eine gute Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln auch zur Abreise am späten Abend? Sind Parkplätze vorhanden?
Wer soll an der Veranstaltung teilnehmen?
Bestimmen Sie den Gästekreis. Handelt es sich z.B. um eine Firmenfeier, ist zu klären, ob Mitarbeiter Begleitpersonen mitbringen dürfen. Oder soll es eine Weihnachtsfeier für Kunden und Geschäftspartner sein?
Wie viele Personen werden geschätzt teilnehmen?
Eine der wichtigsten Informationen! Nur so wissen Sie, welche Locations überhaupt in Frage kommen und was möglich ist, wenn ein Rahmenprogramm organisiert werden soll.
Welchen Umfang soll die Feier haben?
Stellen Sie grob das Programm und die Leistungen fest: Verpflegung, Technik, Unterhaltungsprogramm, Reden. Skizzieren Sie den Ablauf und Zeitplan. Denken Sie daran, dass die Feier zur Zielgruppe und zum Gastgeber passen muss. Es muss nicht jede Minute mit Programm gefüllt sein. Das Programm soll Stimmung erzeugen und als Leitlinie dienen. Der Rest entwickelt sich von alleine. Auch ein klassisches Abendessen in kleiner oder großer Runde ist schön. Ein Highlight wird es z.B. durch ein kleines, individuelles Präsent. Oder Sie wählen eine Verpflegungsleistung (z.B. Aperitif, Dessert), welche bei allen Gästen Erinnerungen an ein besonderes Erlebnis weckt.
Welches Budget steht bereit?
Ob Stammtisch-Topf oder Firmenpauschale - das Budget bestimmt den Umfang maßgeblich. Allerding muss ein tolles Event nicht unbedingt viel kosten. Überlegen Sie, was wirklich wichtig ist. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle, aber verschwenden Sie das Budget auch nicht für Dinge, die niemand braucht. Denken Sie an die Wünsche Ihrer Gäste. Firmen müssen oft auch steuerliche Aspekte beachten. Informationen darüber hat z.B. Haufe.de zusammengestellt.
Schreiben Sie diese Informationen kurz zusammen, z.B. mit Hilfe unserer Checkliste. Hiermit können Sie verschiedene Dienstleister anschreiben und um Angebote bitten.
Der Zeitpunkt der Buchung
Viele Organisatoren sind überrascht, wenn Sie mit der Planung der Weihnachtsfeier beginnen und von den angefragten Dienstleister eine Absage nach der anderen erhalten. Daher gilt die Faustregel je früher Sie buchen, desto wahrscheinlicher ist die Realisation Ihrer Wunsch-Location und des Wunschtermins. Sehr große Gesellschaften buchen in der Regel 11 - 12 Monate im Voraus. Für alle anderen eignen sich Frühling bis Frühsommer perfekt für die Planung und Buchung. Übrigens gilt dies auch für Restaurantreservierungen in der (Vor-) Weihnachtszeit. Wir erleben es häufig, dass Gäste noch kurzfristig eine Tischreservierung bei uns im Gabriel's oder einem anderen Restaurant in Münster vornehmen möchten. Dies ist meistens nicht mehr möglich, selbst wenn es sich nur um zwei, vier oder sechs Personen handelt. Möchten Sie in dieser Zeit ausgehen - insbesondere an einem Freitag oder Samstag - ist eine Reservierung spätestens im Sommer ein Muss!
Anfrage und Angebote
Mit Ihrem Grobkonzept können Sie eine Anfrage starten. Wählen Sie maximal drei Locations aus und fragen Sie nach Kapazitäten und Preisen. Je mehr Informationen Sie bereits geben können, desto passgenauer wird das Angebot ausfallen. In der Regel erhalten Sie eine Optionsfrist von bis zu 14 Tagen. In dieser Zeit können Sie weitere Programmpunkte organisieren und eventuell Anpassungen vornehmen. Je nachdem, ob und was für ein Rahmenprogramm geplant ist, ist es sinnvoll erst die Location zu reservieren und sich direkt danach um den Rest zu kümmern.
Die Ausarbeitung des Programms
Gibt es ein Motto für Ihre Weihnachtsfeier? Dies erleichtert den Einstieg in die Programmplanung. Im Kaiserhof wird die Weihnachtsfeier traditionell im Januar gefeiert, da wir natürlich im November und Dezember ganz für unsere Gäste da sein möchten. Familie Fenneberg sucht sich jedes Jahr - ganz im Geheimen - ein Motto aus. Wir erfahren erst mit der Einladung, welches Motto ausgewählt wurde. So haben wir zum Beispiel 2018 eine „Kaiserhof-Glam-Party“ gefeiert - mit eleganten Kleidern und einem Besuch im benachbarten GOP Varieté Theater. Ein anderer Themenabend hieß „All American“. In Verkleidung - z.B. als Freiheitsstatue oder im Cowboy-Stil - ging es in ein klassisch-amerikanisches Restaurant, wo bei Burger, Pommes und Co. die besten Kostüme prämiert wurden. Sie sehen, mit einem Aufhänger als roten Faden wird das Organisieren gleich viel einfacher.
Kaiserhof Weihnachtsfeier 2018
Ihr Unterhaltungsprogramm kann lustig oder klassisch, aktiv oder passiv sein. Individuell gestaltet, z.B. durch das Buchen eines Alleinunterhalters oder einer Band, oder Teil einer größeren Veranstaltung in einer Unterhaltungslocation, wie z.B. dem GOP Varieté-Theater. Bei großen Gruppen ist es wichtig darauf zu achten ein Programm auszuwählen, welches alle Teilnehmer gemeinsam genießen können. Auch bei kleinen Gruppen kann ein Unterhaltungsprogramm in die Feier integriert werden. Wie wäre es z.B. vor dem Essen mit einem Besuch im Escape Room? Bedenken Sie auch Reden vom Gastgeber oder eine eigens kreierte Vorführung.
In dem Artikel "Warum ein Rahmenprogramm bei einer Veranstaltung nicht nur für das Teambuilding wichtig ist" haben wir Tipps für besondere Rahmenprogramme in Münster zusammengestellt. Die Vorschläge sind bestimmt eine ausgezeichnete Inspiration für Ihre Feier. Oder Sie schauen sich unseren Blogartikel "Weihnachten in aller Welt: Kurios, ungewöhnlich, lustig, ausgefallen" an. Vielleicht ergibt sich hieraus ein geeignetes Motto für Ihre Party? Das Organisieren des Rahmenprogramms folgt ebenfalls der Faustregel: Je früher Sie buchen, desto wahrscheinlicher können Ihre Wünsche realisiert werden.
Kaiserhof Weihnachtsfeier 2017
Jetzt sollten Sie zudem - sofern dies geplant ist - einen Fotografen anfragen. Dieser hält die schönsten Momente fest, die später den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden können. Bei unseren Feiern buchen wir immer eine KRUU Fotobox. Der Hintergrund des Bildes und eine Bildunterschrift sind individuell festlegbar, die Bilder werden sofort ausgedruckt und später noch einmal digital zur Verfügung gestellt. In den Galerien oben sehen Sie ein paar unserer Fotos.
Die Verpflegung
Die Mission "Organisation Weihnachtsfeier" geht weiter! Als nächstes legen Sie das Essen für die Weihnachtsfeier fest. Im Endeffekt gibt es zwei verschiedene Varianten: Menü oder Buffet. Ein Menü ist grundsätzlich festlicher. Die Veranstaltung verläuft ruhiger. Mit einem Buffet - nur interessant ab ca. 40 Personen - ist es einfacher den verschiedenen Geschmäckern gerecht zu werden. Die Feier wird aber durch das ständige aufstehen unruhiger und der Zeitplan kann durch die unterschiedlichen Ess-Geschwindigkeiten durcheinander geraten.
Eine interessante Variante ist ein Mix: Vorspeise und Dessert werden einheitlich am Tisch serviert, Hauptgänge als Buffet. Zudem ist es möglich ein Unterhaltungsprogramm in das Essen zu integrieren. Zum Beispiel durch ein klassisches Krimi-Dinner. Manchmal bestimmt das gewählte Motto, ob das Essen locker oder gesetzt ablaufen soll und welche Speisen passend sind.
Die Locations, die Sie anfragen, schicken Ihnen sicherlich Vorschläge mit. Bedenken Sie bei Menüs, dass eine einheitliche Auswahl nötig ist. Menüs für Gäste mit besonderen Ernährungsformen müssen dem Dienstleister im Vorfeld angekündigt werden. Oft werden diese nach Tagesempfehlung zusammengestellt und serviert. Sollten Reden oder Showeinlagen während des Essens geplant sein, informieren Sie den Dienstleister über den zeitlichen Ablauf, damit dieser seinen Service entsprechend anpassen kann. Findet die Weihnachtsfeier im Büro statt, kann ein Catering in Anspruch genommen werden. Was ein Catering ist und was zu beachten ist erfahren Sie in unserem Blogartikel "Was ist Catering – 10 wissenswerte Infos zum Thema".
Tipp für die Tischordnung: Ist es Ihnen auch schon aufgefallen? Haben wir die Wahl, sitzen wir immer mit den gleichen Personen zusammen. Egal, ob im familiären Kreis oder unter Kollegen. Daher gibt es bei unseren Weihnachtsfeiern immer (Tisch-) Losnummern. So gibt es einen wilden Mix an Mitarbeitern aus allen Abteilungen an den Tischen.
Ebenfalls zu beachten sind die Getränkeausgaben. Viele meinen, dass eine Getränkepauschale am günstigsten ist. Dies ist aber nicht immer der Fall. Lassen Sie sich am besten individuell beraten, ob die Berechnung nach Verbrauch oder ein Pauschalpreis besser ist.
Tipp: Lassen Sie sich eine individuelle Getränkekarte erstellen, aus der die Teilnehmer wählen können. So können Sie im Vorfeld bestimmte Weine, Bier und alkoholfreie Getränke auswählen und behalten die Kosten im Griff. Auch eine zeitliche Begrenzung ist möglich (z.B. bis Mitternacht), muss dann aber den Teilnehmern über die Menü- und Getränkekarte kommuniziert werden.
Die Dekoration
Eine weihnachtliche Dekoration ist ein Muss. Sie schafft eine schöne Atmosphäre und kann Ihren Wünschen und Ihrem Budget entsprechend angepasst werden. Sparen Sie also nicht an dieser Stelle, denn nichts sieht unschöner aus, als ein kahler Tisch. Details wie hübsch gefaltete Servietten, Kerzen, Blumenschmuck und eine schöne Menükarte sind wertvolle Bestandteile einer gelungenen Feier. Verschieben Sie Ihre Weihnachtsfeier in den Januar, schaffen winterliche Deko-Elemente ein festliches oder rustikales Ambiente. Gegebenenfalls kann die Dekoration gleichzeitig ein kleines Präsent für den Gast sein.
Die Gästeliste
Konkretisieren Sie nun Ihre Gästeliste. Bedenken Sie mögliche Begleitpersonen und erstellen Sie eine Adress- /Teilnehmerliste in Excel. Diese können Sie dann nicht nur für die Serienbrief-Vorlage Ihrer Einladung nutzen, sondern auch um Rückmeldungen und besondere Hinweise ergänzen. Machen Sie sich zudem Gedanken um die Sitzordnung und erstellen Sie ggf. entsprechende Tischpläne und Namenskärtchen.
Die Einladung
Sie haben eine Location ausgewählt und gebucht. Das Rahmenprogramm steht und die Verpflegung ist ausgewählt. Glückwunsch! Das Gros Ihrer Feier steht bereits. Jetzt muss kommuniziert werden, dass sie stattfindet! Je nachdem wie viele Personen Sie einladen, gibt es verschiedene Möglichkeiten.
In den meisten Fällen wird die Einladung für die Weihnachtsfeier aber postalisch versandt. Vor allem die betriebliche Jahresabschlussfeier dient dazu, das Geschäftsjahr zu feiern. Zeigen Sie also schon mit einer ansprechenden Einladung Ihre Wertschätzung.
Die Einladung sollte folgende Punkte auf jeden Fall beinhalten:
Wann findet die Feier statt?
Notieren Sie Beginn und Ende (des offiziellen Teils), damit die Gäste Ihre An- und Abreise organisieren können.
Wo findet die Feier statt?
Ergänzen Sie einen Hinweis zur Erreichbarkeit und den Parkmöglichkeiten.
Wer ist eingeladen?
Gilt die "Plus-One-Regel" oder beschränkt sich die Einladung nur auf den Adressaten?
Was erwartet den Gast?
Ein kurzer Überblick über das Programm weckt nicht nur das Interesse und löst Vorfreude aus. Im Falle einer betrieblichen Weihnachtsfeier kann dies gerade bei neuen und / oder schüchternen Mitarbeitern Hemmungen abbauen.
Ist eine Rückmeldung erforderlich?
Bis wann und an wen soll diese erfolgen?
Benötigen Sie weitere Informationen vom Eingeladenen?
Wo und bis wann sollen sich Gäste mit Handicap oder speziellen Wünschen / Bedürfnissen melden?
Gibt es einen Dresscode?
Eine Einladung kann für ganz schön viel Kopfzerbrechen sorgen! Geben Sie einen kurzen Hinweis auf den Dresscode, damit die Planung des Outfits einfacher wird. Tipps für das perfekte Outfit erhalten Sie in unserem Blogartikel "Ratgeber Weihnachtsfeier: Kleidung, Knigge und was sonst noch wichtig ist".
Last-Minute-Vorbereitungen
Alle Verträge sind unterschrieben, die Einladungen gedruckt und verschickt, jetzt heißt es abwarten. Die Rückmeldungen trudeln ein und das Orga-Team hat einen Moment Zeit durchzuatmen. Das Projekt "Organisation Weihnachtsfeier" geht erst kurz vor dem Termin mit der letzten Detailabsprache weiter.
Kontaktieren Sie ca. 14 Tage vorher jeden Dienstleister. Gleichen Sie die Gästezahlen und den Programmablauf ab. Informieren Sie Dienstleister über besondere Bedürfnisse von Gästen (Allergiker, Vegetarier, Veganer, Handicap...). Klären Sie die Rechnungsstellungen und ggf. das Setup. Prüfen Sie ob bestellte Präsente etc. eingetroffen sind. Wenn Sie in der Location selber für die Dekoration oder den Aufbau sorgen, kommunizieren Sie die Auf- und Abbauzeiten. Gehen Sie jeden einzelnen Punkt noch einmal durch, um sicher zu gehen, dass alles nach Plan läuft. So gut organisiert und rechtzeitig geprüft haben Sie schon einmal 95% aller möglichen Fehlerquellen aus dem Weg geräumt.
Der Tag der Tage
Endlich ist es soweit. Nach Monaten der Planung ist der Tag der Feier endlich da. Für das Organisationsteam bedeutet dies noch einmal Stress. Schauen Sie in der Location, ob alles richtig aufgebaut wurde und übernehmen Sie eventuell letzte Handgriffe wie das Verteilen von Namenskärtchen, Präsenten oder Menükarten selber. Nutzen Sie Technik, wie eine Mikrofonanlage oder einen Beamer, sollten Sie alles vor dem Eintreffen der Gäste ausprobieren. Begrüßen Sie eventuelle Künstler sowie den Fotografen und sprechen Sie mit diesen und dem Serviceteam noch einmal kurz den Ablauf durch.
Dann noch einmal tief durchatmen, die Gäste begrüßen und rein ins Vergnügen! Ja, auch wenn das Orga-Team immer den Ablauf im Blick hat und jeden kleinsten Fehler bemerkt können wir garantieren, dass die meisten Gäste nichts mitkriegen werden, sondern einfach nur genießen. Und das sollten Sie, nach der ganze harten Arbeit die Sie in die Mission "Organisation Weihnachtsfeier" gesteckt haben, ebenfalls tun. Stoßen Sie auf Ihren Erfolg an!
Nach der Feier ist vor der Feier
Es ist geschafft! Das Fest ist vorbei und sicherlich haben Sie viel positives Feedback erhalten. Vielleicht gab es auch ein wenig Manöverkritik. Die Auswahl der Getränke hat nicht allen gepasst? Das Unterhaltungsprogramm kam bei der Belegschaft nicht so gut an? Halten Sie sowohl das Lob als auch die Kritik in einem Protokoll fest. Dies wird Ihnen bei zukünftigen Planungen helfen. Geben Sie auch den beteiligten Dienstleistern ein Feedback - übermitteln Sie eventuelles Trinkgeld als zusätzliche Gratifikation - und bedanken Sie sich für die Zusammenarbeit.
Jetzt müssen Sie nur noch alle Rechnungen prüfen und begleichen. Haben Sie Fotos gemacht, können Sie diese an alle Gäste weiterleiten, z.B. im firmeninternen Intranet oder durch einen Weblink. Zu guter Letzt stoßen Sie noch einmal gemeinsam auf Ihre Leistung an - Sie haben es sich verdient! Die Mission "Organisation Weihnachtsfeier" ist erfolgreich beendet. Wir hoffen, unsere Checkliste hat Ihnen die Arbeit erleichtert.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung Ihrer nächsten Feier im Kaiserhof oder bei einem Kaiserhof-Catering in Münster. Sprechen Sie uns an!
Mit Vorfreude auf viele tolle Feste senden wir
herzliche Grüße aus dem Hotel Kaiserhof Münster
Julia Wieduwilt
Fotoquellen:
Event management Concept. The meeting at the white office table. © tumsasedgars - Fotolia.com
Hotel Kaiserhof Münster
Seit 2002 ist die Tourismusbranche meine berufliche Heimat. Die ersten fünf Jahre habe ich als Reiseverkehrskauffrau gearbeitet, 2007 bin ich in die Hotellerie gewechselt, die ich Ende 2019 verlassen habe. Meine Leidenschaft ist es neue Länder, aber auch die eigene Heimat zu entdecken sowie aktuelle Trends und Themen aus der Branche aufzuspüren und andere davon zu begeistern. Mit meinen Blog-Artikeln möchte ich Sie inspirieren, zeigen wie vielseitig die Hotelbranche und das Münsterland sind und Sie dazu animieren, hin und wieder mal über den Tellerrand zu schauen.
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